4 Jenis Surat



4 Jenis Surat
4 Jenis Surat

Mengidentifikasi Ciri-Ciri Surat?
Apakah kamu pernah menerima atau membaca surat? Tentu pernah. Tetapi, sudahkah kamu menyadari komponen apa saja yang harus ada dalam surat yang wajib kamu perhatikan? Di sini, kamu diminta untuk memerhatikan komponen-komponennya agar dapat mengidentifikasi ciri-ciri surat yang kamu temukan.

4 Jenis Surat

Dilihat dan segi pemakaiannya, surat dapat dibedakan atas empat macam, yaitu surat pribadi, surat pemerintah, surat niaga, dan surat sosial.

a. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang ditulis untuk urusan pribadi. Pengirim surat Pribadi pribadi biasa menyebut dirinya dengan kata saya. Dilihat dan isinya, surat pribadi dapat dibedakan atas dua macam:
(1) Surat pribadi yang isinya bersifat privat, misalnya surat kepada sahabat, anggota keluarga, kenalan, dan sebagainya.
(2) Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi. Misalnya, surat lamaran pekerjaan.

b. Surat PemerintahlSurat Dinas

Surat pemerintah/surat dinas merupakan surat resmi yang dikirim untuk kepentingan dinas atau untuk kepentingan administrasi pemerintah.

c. Surat Niaga/Bisnis

Surat niaga/bisnis merupakan surat yang dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perdagangan. Surat-surat niaga memakai bentuk yang bervariasi dengan bahasa yang lebih luwes, namun harus tetap resmi.

d. Surat Sosial

Surat sosial ialah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, baik untuk kepentingan organisasi maupun untuk kepentingan sosial.

Struktur Surat

Menurut Finosa, bagian-bagian yang terdapat dalam surat, terutama surat resmi meliputi:
1. kepala surat (kop surat);
2. tanggal surat;
3. nomor surat;
4. lampiran;
5. hal/perihal;
6. alamat tujuan;
7. salam pembuka;
8. isi surat;
9. salam penutup;
10. pengirim surat; dan
11. tembusan.
Namun demikian, ada juga instansi yang menambah sifat kiasifikasi surat, misalnya sifat biasa, segera, penting, rahasia. Bagian ini biasanya ditempatkan setelah nomor surat

a. Kepala Surat

Merupakari identitas singkat organisasi/lembaga/perusahaan/kantor. Kepala surat umumnya berisi:
1) Nama organisasi/lembagalperusahaan/kantor;
2) Alamat lengkap organisasillembagalperusahaan/kantor;
3) Nomor telepon, faksimile, e-mail (surat elektronik);
4) Nomor kotak pos atau tromol 05 (bila ada);
5) Alamat kawat (bila ada);
6) Lambang (logo).

b. Tanggal Surat

Menunjukkan tanggal surat tersebut dibuat. Cara penulisan tanggal selalu diikuti bulan dan tahun. Tidak perlu disebutkan nama kota sebelum tanggal surat apabila sudah ada kepala suratnya.
Contoh: 9 Februari 2008.

c. Nomor Surat

Nomor surat biasanya terdiri atas nomor unit kode intern organisasi/perusahaanfkantor/lembaga, bulan, dan tahun pembuatan. Angka tahun seharusnya ditulis lengkap.
Contoh:

Nomor: 72/AB/XI/2008
                                                                Kata “Nomor” tetap ditulis
                                                                Nomor Urut surat yang dikeluarkan
                                                                Kode intrern organisasi/perusahaan/kantor/lembaga
                                                                Kode bulan
                                                                Tahun (Boleh disingkat)


d. Lampiran

Lampiran adalah berkas yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Lampiran dapat berupa surat, fotokopi ijazah, atau dokumen lainnya. Lampiran harus dicantumkan apabila surat yang diterbitkan dilampiri berkas atau surat yang lain. Kata lampiran sebaiknya ditulis lengkap jangan disingkat lamp. Bila kata lampiran telah tercetak pada kertas surat dan surat tersebut tidak dilampiri suatu berkas, bagian itu harus diisi tanda
hubung (-).
Contoh:
1) Nomor : 67/F11X12008
Lampiran : -
Hal : Undangan
2) Lampiran : 3 lembar
Lampiran : 4 berkas

e. Hal/Perihal

Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat. Dalam menulis hal surat, hams ditulis dengan huruf kapital pada huruf awal dan tidak boleh diakhiri dengan tanda titik.
Contoh:
Hal : Lamaran Pekerjaan
Perihal : Permohonan Izin

f. Alamat Tujuan

Alamat tujuan ada dua macam:
1) Alamat luar atau address (ditulis pada sampul),
2) Alamat dalam (ditulis pada kertas surat).

Alamat tujuan biasanya memuat tiga unsur, yaitu:
1) Nama jabatan (kepala, ketua, dan sebagainya di ikuti nama lembaga atau instansi) yang didahului dengan sapaan kehormatan (Yth.). Untuk tujuan surat dinas, kata Bapak atau ibu tidak perlu disebutkan sedangkan untuk surat pribadi menggunakan nama orang yang didahului dengan sapaan kehormatan dan kekeluargaafl (Bapak, Ibu, Paman, dan sejenisnya).
2) Nama jalan, atau nama desa, RW/RT, gang, nomor, kelurahan, dan kecamatan.
3) Nama kota; dapat menambahkan kode pos.
Contoh (surat dinas)
Yth. Kepala Balai Bahasa Yogyakarta
Jalan I Dewa Nyoman Oka No. 34
Yogyakarta

Contoh (surat pnbadi)
Yth. Bapak Ahmad Faizin
Krapyak RT O1/RW 54 Gang Ilmu No. 13
Wedhomartani, Ngemplak, Sleman 55584

g. Salam Pembuka

Salam pembuka hanya dipakai dalam surat serta sifatnya tidak wajib. Salam pembuka yang biasanya
digunakan ialah dengan hormat. Penulisannya: huruf d ditulis dengan huruf kapital, huruf h ditulis dengan huruf kecil. Beberapa contoh salam pembuka yang lain, yaitu:
Bapak yang terhormat, Salam hormat, Assalamualaikum Wr. Wb., Salam bahagia, Salam sejahtera, dan
sebagainya.
Contoh:
Dengan hormat,

h. Isi Surat

Isi surat biasa terdiri atas tiga bagian, yaitu alinea pembuka (kata pembukaan), alinea isi, dan alinea penutup (kata penutup).

h. Salam Penutup

Pemakaian salam penutup di dalam surat sifatnya tidak wajib. Dalam praktik pemakaiannya, surat pribadi dan surat niaga selalu memakai salam penutup, sedangkan surat dinas pemerintahan jarang yang memakai salam penutup. Salam penutup biasanya untuk menunjukkan ungkapan rasa penulis surat.
Contoh:
- Hormat kami (saya)
- Wassa!amualajkum Wr. Wb.

j. Pengirim Surat

Unsur-unsur yang biasa dicantumkan dalam pengirim surat meliputi: nama organisasi, jabatan pengirim/penanda tangan, tanda tangan, nama terang pengirim, dan keterangan lain (seperti NIP). Nama organisasi dapat dicantumkan, dapat juga tidak. Dalam surat niaga, nama organisasi masih sering dicantumkan jika tidak menggunakan kop surat.
Contoh: (surat niaga)
PT Berkah Mandiri Jaya,
Direktur utama
(tanda tangan)
Hary Saputra
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat ada dua macam, yakni:
1) Atas nama disingkat a.n. dipakai bila pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk menandatangani surat atas nama pejabat utama.
Contoh:
a.n. Menteri Pendidikan Nasional
Sekretaris Jenderal

(tanda tangan)
Hendra DwiyatmokO
NIP
2) Untuk bagian disingkat u.b. Singkatan ini digunakan jika seorang pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani. Pejabat atasannya berhak menandatangani surat dengan sebutan a.n. pejabat atasannya.
Contoh:
a.n.        Menteri Pendidikan Nasional
Sekretaris Jenderal
u.b.        Kepala Biro Kepegawaiafl
(tanda tangan)
Miko Saputra
NIP

k. Tembusan Surat

Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan. Bagian ini dituliskan pada margin/pias sebelah kiri sejajar dengan bagian isi surat. Kata tembusan ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertamanya saja.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMK Bina Karya
2. Drs. Hadi Prasojo, M.Pd.
Bila tembusan, objeknya hanya satu ditulis sebaris atau sejajar dengan notasinya.
Contoh:
Tembusan: Kepala Biro Perencanaan
Notasi tembusan dapat juga ditulis dengan tindasan atau carbon copy (c.c.)
Dalam penulisan tembusan, ada kalanya diperlukan tembusan buta, yaitu tembusan yang disampaikan kepada pihak ketiga tanpa diketahui oleh penerima surat/objek surat. Di sini, tidak ada istilah tembusan pada surat yang diterima objek surat, tetapi pada kopi surat diketik tembusan buta atau ditulis dengan notasi BBC (Blind Carbon Copy).
Contoh:
BBC: Pimpinan STIE Makassar

Hal-Hal yang Harus Diperhatikan dalam Surat-Menyurat Subariyanto (1988: 8) menyatakan bahwa penulis surat wajib mengetahui dasar-dasar komposisi yang meliputi: (1) pilihan kata; (2) penyusunan kalimat; dan (3) penyusunan alinea.

1. Pilihan Kata
Pilihan kata adalah cara memilih kata-kata yang digunakan untuk menyampaikan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Dalam surat, pilihan kata diutamakan pada:
a) ketepatan kata, yaitu cermat di dalam menggunakan kata sehingga mampu mengungkapkan ide yang tepat;
b) kebakuan, maksudnya penggunaan kata menghasilkan struktur kalimat yang baku;
c) keumuman, maksudnya kata-kata yang dipilih untuk menyusun struktur kalimat harus yang umum
diketahui masyarakat;
d) kehematan, penggunaan kata-kata secara ekonomis dan secara cermat dalam menyusun sebuah kalimat;
e) kehalusan makna, maksudnya ialah kata-kata yang dipergunakan hams bernilai rasa halus atau santun.

2. Penyusunan Kalimat
Dalam menyusun kalimat, perlu memerhatikan:
a) kesatuan pikiran;
b) kesatuan susunan; dan
c) kelogisan.

3. Penyusunan Alinea
Agar alinea dalam surat dapat tersusun dengan baik, sedikitnya ada tiga persyaratan, yaitu:
a) kesatuan alinea;
b) kohesi;

0 Response to "4 Jenis Surat"

Post a Comment